Danimarca, stop al pilota Collabora: le lezioni per le PMI

Cosa è successo al ministero danese

Il pilota era partito il 19 giugno 2025, annunciato dall'allora ministra Caroline Stage come "un primo passo" verso una minore dipendenza dai grandi fornitori statunitensi (comunicato del ministero). Vi hanno partecipato 38 dipendenti volontari del dipartimento. Collabora non è stato installato come programma a sé, ma integrato dall'azienda danese cBrain dentro F2, il sistema di gestione delle pratiche già usato dal ministero; secondo cBrain l'obiettivo era verificare i modelli di documento della pubblica amministrazione, le revisioni, le tabelle e la conversione da e verso Word senza perdere l'impaginazione. Un documento interno prevedeva per ottobre 2025 un incontro di valutazione con quattro esiti possibili, dall'adozione completa alla conclusione che il prodotto non era pronto, ma quell'incontro non si è mai tenuto: i tester hanno continuato a usare la suite fino al 2026, poi le elezioni di primavera e il rimpasto di giugno, che ha accorpato la digitalizzazione nel nuovo ministero della Ricerca, dell'Istruzione e della Digitalizzazione, hanno spento il progetto. Un portavoce ha confermato a Ingeniøren che il pilota "non è mai stato valutato come previsto" (Version2/Ingeniøren; sintesi in inglese su TechSpot).

I problemi emersi: modelli, font e integrazione

Le email e gli appunti interni ottenuti dal giornale descrivono difficoltà molto concrete. Il font Georgia usato nei modelli ministeriali non era disponibile ed è stato aggiunto da cBrain solo in un secondo momento; comparivano lettere in grassetto e a capo indesiderati; alcuni file arrivati dal ministero delle Finanze si aprivano vuoti; la scorciatoia Ctrl+P stampava l'intera finestra invece del documento. Il lavoro più pesante, secondo uno dei tester, era ripulire gli stili nascosti accumulati nei modelli Word. Sono problemi che chiunque abbia gestito una migrazione conosce: in buona parte nascono dall'integrazione con un sistema terzo e da modelli costruiti negli anni attorno alle abitudini di Word, più che dalle funzioni di base della suite. Nessun dato pubblicato dice che Collabora sia stato giudicato inadatto: il progetto si è semplicemente fermato prima di arrivare a un giudizio.

La Danimarca, intanto, non abbandona del tutto la strada. L'agenzia informatica statale Statens IT porta avanti SIA Open, una postazione di lavoro completamente open source: come racconta l'Osservatorio europeo sull'open source (OSOR), la usano dal dicembre 2025 meno di dieci dipendenti dell'Autorità per la sicurezza stradale, altri 30-50 dovrebbero aggiungersi a breve e da febbraio 2027 potranno richiederla tutte le 166 organizzazioni servite. Qui l'approccio è opposto: partire dal portatile e costruire prima tutta l'infrastruttura di gestione centralizzata, aprendo ad altri enti solo quando il sistema è collaudato. È la stessa logica della postazione pubblica olandese di cui abbiamo scritto in DAWO, la postazione di lavoro open source su NixOS.

Cosa insegna alle imprese

Per una PMI italiana la lezione non è che le suite open source non funzionano, ma che una migrazione dell'ufficio va preparata come un progetto, con un responsabile e dei criteri decisi prima. In pratica: censire i modelli in uso (carta intestata, offerte, contratti, fatture prodotte da gestionali) e ripulirli o ricostruirli in formato aperto; verificare i font, perché quelli Microsoft come Georgia o Calibri non sono inclusi nelle suite libere e vanno licenziati o sostituiti con caratteri metricamente compatibili; provare la stampa e lo scambio di file con clienti, commercialista e pubblica amministrazione; controllare come la suite si integra con gestionale, posta e archivio documentale. Infine, fissare date e soglie di valutazione: il caso danese mostra che un pilota senza una scadenza per decidere finisce per spegnersi da solo. Chi valuta Collabora può tenere presente anche la recente riorganizzazione delle versioni desktop, di cui abbiamo parlato in Collabora Office Classic 26.04.

Sui costi bisogna essere realistici. Il codice di Collabora e di LibreOffice è libero, ma la versione con assistenza e aggiornamenti garantiti è in abbonamento per utente, su preventivo. A questo vanno aggiunti la conversione dei modelli, l'eventuale integrazione con i sistemi aziendali (che può richiedere lo sviluppatore del gestionale, come è avvenuto con cBrain), i test, la formazione e un periodo di convivenza con Microsoft Office per chi scambia molti file complessi. Il risparmio sulle licenze c'è, ma si misura sul totale.

Il commento di PINET

Il caso danese viene già raccontato come "il fallimento dell'open source", ed è una lettura sbagliata: il software non è stato bocciato, è stato abbandonato senza essere valutato, in mezzo a un cambio di governo. I problemi elencati sono reali, ma sono quelli tipici di ogni passaggio da Word, e quasi tutti si risolvono con modelli puliti, font corretti e qualche settimana di assistenza. Per un'impresa il consiglio è partire da un gruppo pilota piccolo ma rappresentativo, con un referente interno, un integratore che conosca la suite e una data entro cui decidere; e magari cominciare da chi lavora soprattutto con documenti interni, lasciando per ultimi gli uffici che scambiano ogni giorno file complessi con l'esterno.

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