Microsoft Publisher va in pensione: LibreOffice Draw apre i file PUB e li salva in formato aperto, cosa devono fare le PMI

La strada indicata da Microsoft, documentata nella pagina di supporto dedicata alla fine di Publisher, è esportare ogni file in PDF e, se serve modificarlo, convertire il PDF in un documento Word, oppure rifare i materiali in Word o PowerPoint. La stessa Microsoft avverte che nella conversione l'impaginazione può spostarsi, soprattutto nei documenti ricchi di grafica, e propone uno script PowerShell di esempio per esportare in blocco i file in PDF. Chi ha ancora una licenza perpetua di Office 2021 o LTSC 2021 può continuare a usare Publisher anche dopo il 13 ottobre, ma senza più aggiornamenti di sicurezza; chi lavora con Microsoft 365 ha invece perso l'accesso al programma con l'aggiornamento distribuito da inizio ottobre.

L'alternativa open source nasce dal lavoro del Document Liberation Project, che ha ricostruito il formato PUB (mai pubblicato come standard) nella libreria libmspub. È questa libreria a permettere a LibreOffice Draw, e anche al programma di impaginazione Scribus, di importare i file Publisher. Nel post pubblicato il 14 ottobre sul blog della Document Foundation la fondazione presenta Draw come il modo più rapido per aprire, consultare e modificare i documenti Publisher e per salvarli in ODF, lo standard ISO dei documenti da ufficio. A differenza del PDF, il file ODF resta un documento modificabile, e a differenza del PUB potrà essere letto da più programmi anche fra molti anni.

Per una PMI la scelta conviene soprattutto come operazione di salvataggio dell'archivio: individuare tutti i file .pub su server, NAS e cartelle condivise, aprirli in LibreOffice Draw, controllarne la resa e salvarli in formato .odg, tenendo in parallelo una copia PDF per la stampa. Va detto con chiarezza che Draw non è un software di impaginazione professionale: la fondazione stessa lo indica per documenti brevi, come una newsletter di poche pagine, o per documenti di una sola pagina di qualsiasi formato. Per cataloghi lunghi e materiali complessi lo strumento open source adatto è Scribus, che però non salva in un formato standard da ufficio e richiede più formazione. La fedeltà dell'importazione dipende dalla complessità del file: font non installati, effetti grafici e testi concatenati fra caselle possono richiedere ritocchi manuali, ed è prudente provare prima un campione rappresentativo dei documenti.

Quanto ai costi, LibreOffice si scarica senza spese di licenza, ma non è gratis per un'azienda: vanno messi in conto il tempo di censimento e conversione dei file (per un archivio di qualche centinaio di documenti si parla di giorni di lavoro, non di ore), la verifica dei documenti di maggior valore come modulistica e listini, la formazione di chi dovrà mantenerli aggiornati e l'eventuale assistenza. La Document Foundation raccomanda alle organizzazioni di affidarsi per il supporto a professionisti dell'ecosistema LibreOffice, che offrono versioni con assistenza a lungo termine a pagamento. Il caso Publisher è anche un promemoria più generale: conviene verificare quali altri documenti aziendali dipendono da un solo fornitore e da un solo programma, prima che sia il fornitore a decidere quando non si potranno più aprire.